Kegiatan

Dalam kurun waktu dari sejak dibentuknya Pusat Arsiparis, Kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan Program kerja Pusat Arsiparis berdasarkan skala prioritas. Hal ini ditetapkan berkenaan para Arsiparis yang ada di Universitas adalah merupakan peralihan status dari tenaga teknisi menuju ketenaga Arsiparis dan mereka tidak memiliki back ground pendidikan dibidang kearsipan. Oleh karenanya tahun 2008/2009 kegiatan lebih diprioritaskan dengan mengisi SDM (Arsiparis) tentang pemahaman dibidang kearsipan melalui Diklat/ workshop/magang.

Berikut beberapa kegiatan penting yang telah dilakukan dalam kurun waktu 2008/2009 sesuai dengan program kerja Pusat Arsiparis tahun 2008/2009 adalah sbb:

  1. Melaksanakan Bimbingan Teknis Perdana pada tanggal: 24 Nopember 2008, yang diikuti oleh para Arsiparis dilingkungan Universitas udayana beserta pengelolanya dengan tujuan untuk membuka wawasan para Arsiparis tentang arsip serta bagaimana pengelolaannya, mengingat Arsiparis Unud adalah merupakan peralihan dari tenaga teknis ke Arsiparis dan tidak mempunyai back ground tentang kearsipan dengan nara sumber dari Badan Perpustakaan dan Arsip (BPA) Prov. Bali.
  2. Pelatihan Tata Kelola bidang kearsipan dilaksanakan pada hari Kemis- Jumat, 25-26 Pebruari 2009 bertempat di RS. Lt.I GDLN Unud Denpasar dengan nara sumber dari BPA Propinsi Bali.
  3. Para Arsiparis mengikuti Seminar tentang University Archives, dengan tema Tantangan dan Teknologi Pengembangan Archive Univercity dimasa depan, diselenggarakan oleh CV. Bramastra. CV. Bramastra ini adalah perusahaan yang bergerak dibidang teknologi yang berkaitan dengan alat- alat penyimpanan arsip, konsultasi dan program.
  4. Pembinaan dibidang kearsipan diberikan oleh pihak Setjend. Depdiknas yang dalam hal ini dari Sub. Bag. Pembinaan Arsip dilingkungan Depdiknas pada tanggal: 6 April bertempat di RS. Lt. III Rektorat Unud, yang diikuti oleh utusan seluruh Fak/PS/Lembaga dan para Arsiparis dilingkungan Universitas Udayana.
  5. Rabu, 30 April 2009, para Arsiparis mengikuti pemutahiran data Arsiparis yang ada dilingkungan Universitas Udayana sesuai dengan formulir dari Setjend. Depdiknas dengan maksud agar semua Arsiparis yang ada di Unud dapat didata dengan sepenuhnya.
  6. Menyelenggarakan Magang.

Untuk meningkatkan pemahaman para Arsiparis tentang bagaimana mengolah arsip simpan, Pusat Arsip Unud mengajak para Arsiparis mengikuti magang di Badan Perpustakaan dan Arsip (BPA) Daerah Prov. Bali selama kurang lebih satu bulan mulai dari hari Rabu, 6 Mei 2009, secara berkelompok ( masing- masing kelompok terdiri dari lima orang Arsiparis ). Tentu semua ini atas kerjasama antara Pusat Arsip Unid dengan pihak BPA Prov. Bali, dimana para Arsiparis disana mendapatkan praktek langsung tentang pengolahan arsip inaktif mulai dari pemilahan arsip sampai dengan arsip simpan dalam Depo dibawah bimbingan Arsiparis senior BPA yaitu: Drs. I.B. Oka Suarta.

  1. Univesitas Udayana mendapat kehormatan dimana pihak Arsip Nasional RI (ANRI) mengadakan kunjungan ke Univesitas Udayana, dengan maksud untuk mengetahui lebih dekat tentang data- data kearipan di Unud serta untuk mengetahui bagaimana pengelolaan Arsip di Unud, sebgai bahan kajian serangkaian akan diterbitkannya Undang- Undang tentang Kearsipan yaitu Undang Undang Nomor: 43 tahun 2009 dimana dalam pasal: 16 ayat 2, mewajibkan disetiap Universitas harus memiliki lembaga/ Badan khusus yang mengelola arsip Universitas.

Adapun rombongan ANRI yang mengadakan kunjungan adalah:

  1. Drs. Azmi, M.Si
  2. Drs. Bambang Parjono W. M.Si
  3. Furqon Imamsyah Ahda, S.Sos
  4. Hendro Subekti, S.Sos

Yang dipimpin oleh Drs. Azmi, M. Si Kepala Bidang Jibang Siskar Statis.

Pihak ANRI memberikan apresiasi terhadap upaya Univ Udayana telah
membentuk Pusat Arsip.

  1. Munyusun Buku Pedoman Umum Pengelolaan Arsip inaktif Universitas Udayana, Buku Pedoman Penyusunan Kredit Arsiparis dilingkungan Universitas Udayana, Buku Standar Operasional prosedur (SOP) pengelolaan Arsip dilingkungan Universitas Udayana.
  2. Melaksanakan Bimbingan Teknis (Bimtek ) tentang penyusunan kredit Arsiparis dan Daftar Usulan Penetapan Angka Kredit (DUPAK) Arsiparis pada hari, Selasa – Rabu, 25 – 26 Agustus 2009 di RS Rumah Jabatan Rektor Unud, dengan nara sumber dari Arsiparis senior Biro Kepegawaian Depdiknas.

10.  Dan masih banyak kegiatan lain yang telah dilakukan.

Untuk tahun 2010 Proram kerja  Pusat Arsiparis sudah mulai mengarah kepada kegiatan Yang bersifat arsip simpan, mulai dari mengakuisisi arsip inaktif/statis, mengolah, mengklola, merawat dan melestarikan arsip, yang disesuaikan dengan Program Kerja Pusat Arsip TA 2010 dan program kerja jangka panjang.