Job Diskription

(1) Kedudukan

a. Pusat Arsip Universitas Udayana dipimpin oleh seorang Ketua, berada
dibawah dan bertanggung  jawab kepada Rektor dibawah koordinasi
Pembantu Rektor Bidang Umum dan Keuangan.

b. Dalam pelaksanaan tugas, Kepala dibantu oleh seorang Sekretaris.

c. Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala.

Pusat Arsip Universitas Udayana dilengkapi dengan:

a. Bidang Layanan;

b. Bidang Database;

bila perlu ditambah dengan sub bidang/ sub bagian ( menyesuaikan)

(2) Rincian Tugas Ketua Pusat Arsip Universitas:

a. Menyusun Rencana Kinerja & Anggaran Tahunan (RKT) dan program
kerja Arsip Universitas;

b. Menyusun juklak dan juknis di bidang kearsipan;

c. Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang

kearsipan;

d. Menyebar luaskan peraturan perundang-undangan di bidang  kearsipan;

e. Mengkoordinasikan dan mengendalikankan pengelolaan/ penyelenggaraan

kegiatan Arsip Universitas dengan unsur dan satuan organisasi lain
dilingkungan Universitas Udayana;

f.  Mengembangkan pelestarian dokumen bernilai guna permanen (arsip
statis) untuk  kepentingan layanan publik;

g. Memperluas kerjasama dengan ANRI dan lembaga-lembaga kearsipan

lainnya, baik dari dalam maupun luar Universitas Udayana;

h. Melaksanakan pengembangan sistem kearsipan dinamis;

i. Melakukan pembinaan, pengawasan ketatausahaan dan kearsipan di
lingkungan Universitas Udayana.

j.  Memberikan rekomendasi kepada kelompok Arsiparis

k. Melaksanakan evaluasi kinerja Tahunan sesuai dengan Program  Kerja
untuk bahan penyusunan Rencana Kinerja tahun berikutnya.

l.  Melaporkan pelaksanaan kegiatan Arsip Universitas kepada Pimpinan

Universitas.

m. Munyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah ( LAKIP )

Unit Kerja ( Pusat Arsip Universitas Udayana )

(2) Rincian tugas Sekretaris :

a. Mempersiapkan bahan penyusunan Rencana Kinerja & Anggaran Tahunan
(RKT) dan program kerja Arsip Universitas;

b. Membantu menyusun RKT dan program kerja Arsip Universitas;

c. Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan Arsip Universitas;

d. Melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan Arsip Universitas;

e. Melaksanakan administrasi layanan Arsip Universitas;

f.  Mempersiapkan rencana kerjasama dengan lembaga-lembaga kearsipan

lainnya;

g. Menyelenggarakan urusan ketata usahaan Pusat Arsip Universias
Udayana.

h. Membuat laporan kegiatan dan laporan keuangan Pusat Arsip Universitas;

i.  Melakukan pembinaan kepada kelompok tenaga ahli kearsipan.

j.  Memberikan Rekomendasi kepada kelompok Arsiparis dalam batas kewenangan tertentu.

(3) Rincian tugas Bidang Layanan :

a. Melaksanakan pelayanan kearsipan;

b. Melaksanakan pemasyarakatan/publikasi kearsipan;

c. Menyiapkan dan merencanakan jaringan informasi arsip;

d. Menyiapkan bahan penyusunan dan pengendalian program kerja,

pengawasan, menghimpun dan menyiapkan rancangan peraturan
perundang-undangan dibidang kearsipan.

f. Menyiapkan bahan dan menyusun rencana peraturan perundang-
undangan di bidang kearsipan;

g. Mengumpulkan dan memelihara dokumen peraturan perundang-undangan
di bidang kearsipan.

h. Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap pengelolaan Arsiparis.

i. Menyiapkan bahan penyusunan Rencana Kinerja tahunan dan program
kerja.

j. Menyusun laporan pelaksanaan tugas.

(4) Rincian tugas Bidang Data Base :

a. Menyusun rencana kerja bidang data base;

b. Menerima dan mengumpulkan arsip;

c. Mengumpulkan, menganalisis dan menyajikan data yang berhubungan

dengan arsip dinamis, inaktif, akuisisi arsip, pelestarian arsip dan arsip
media baru serta arsip yang akan disusutkan dilingkungan Universitas
Udayana;

d. Melaksanakan pemeliharaan, pengawasan, penyimpanan, perawatan arsip

inaktif  serta penyelamatan arsip statis;

e. Melaksanakan penilaian dan penyusutan arsip inaktif;

f.  Menyelenggarakan penyelamatan sumber-sumber kearsipan;

g. Melaksanakan transkripsi dan transliterasi arsip;

h. Menyelenggarakan pelaksanaan alih media dan otomasi arsip;

i.  Menyelenggarakan pengolahan dan penataan arsip statis;

j.  Mengevaluasi data dan menyusun laporan pelaksanaan tugas.

k. Menyiapkan bahan penyusunan Rencana Kinerja tahunan dan program

kerja.