PUSAT ARSIP UNUD MENERIMA PENGHARGAAN SEBAGAI JUARA III KOMPETISI UNIT PENGELOLA KEARSIPAN ANTAR PERGURUAN TINGGI TAHUN 2013

DSCN5445

Dalam rangka hari pendidikan nasional dan HUT Kemerdekaan RI ke-68 Kemindikbud mengadakan kompetisi unit pengelola kearsipan dengan peserta unit utama Kemendikbud dan perguruan tinggi negeri yang penialannya diselenggarakan pada bulan Juni 2013.
Adapun para pemenangnya adalah :
1.ITS
2.IPB
3.Universitas Udayana
Penghargaan lomba langsung diserahkan oleh Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI tanggal 19 Agustus 2013 di Kemendikbud dan diterima oleh Drs. I Made Subawa (Ketua Pusat Arsip Universitas Udayana) mewakili Rektor Unud. Disamping diberikan penghargaan para pemenang diwajibkan juga mengikuti apel HUT Kemerdekaan RI ke-68 di Istana Negara dan menghadiri sidang bersama DPR RI dan DPD RI di gedung DPR RI Jakarta pada tanggal 16 Agustus 2013. Dengan Universitas Udayana mendapatkan juara tiga maka merupakan tantangan bagi pimpinan dan para Arsiparis di Universitas Udayana untuk bisa mendapatkan juara yang lebih tinggi sesuai harapan Rektor dan PR II.

LAPORAN PELAKSANAAN DIKLAT PENGANGKATAN ARSIPARIS TINGKAT AHLI ANGKATAN I BOGOR,11 APRIL S/D 9 MEI 2011

Pendahuluan

Pegawai Negeri Sipil sebagai sumber daya manusia Aparatur Negara memegang peranan penting bagi keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan. Keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan harus dilaksanakan oleh Aparatur Negara yang berkualitas. Salah satu keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik di lembaga pemerintahan. Agar penyelenggaraan pegelolaan arsip berjalan efektif dan efisien maka perlu dikelola oleh tenaga-tenaga kearsipan yang professional.

Berdasarkan Pasal 3 SK MENPAN nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya, disebutkan bahwa Arsiparis sebagai pelaksana teknis fungsional di bidang kearsipan. Dalam pelaksanaan kegiatanya, Arsiparis dituntut untuk melaksanakan tugasnya secara berkualitas dan professional. Arsiparis pengetahuan, wawasan dan kemampuan dasar di bidang kearsipan. Oleh karena itu untuk menunjang kegiatan tersebut para Arsiparis diwaibkan mengikuti pendidikan dan pelatihan tersebut.

Untuk menciptakan dan meningkatkan pengetahuan tenaga-tenaga kearsipan yang professional maka Universitas Udayana mengirim 2 orang Arsiparis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan pengangkatan Arsiparis tingkat ahli angkatan I di Bogor mulai tanggal 11 April s/d 09 Mei 2011 yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.

Dasar Hukum

1.      Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan;

2.      Perturan MENPAN Nomor PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

Maksud dan Tujuan

Maksudnya adalah untuk terwujudnya Pegawai Negeri Sipil yang prefesional yang memiliki kompetensi yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya di bidang kearsipan.

Tujuannya adalah untuk meningkatkan dan mengembangkan wawasan, pengetahuan dan penguasaan teori dan metodologi kearsipan, serta keahlian dalam mengembangkan konsep dan teori kearsipan.

Kurikulum dan Mata Pelajaran

Kurikulum dan mata pelajaran  diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli dapat dilihat pada table berikut:

No Kelompok Rincian Materi Pelajaran Teori Praktek Japel.
1 Kelompok Dasar 1.Kebijakan Kearsipan Nasional 3 3
2.Sejarah Kearsipan 4 4
3.Sistem Kearsipan 6 6
4.Aspek Hukum Kearsipan 6 6
5.Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya 8 8 16
6.Organisasi Kearsipan 6 6
7.Terminologi Kearsipan 6 6
8.Teori dan Filsafat Kearsipan 4 4
2. Kelompok Inti 1.Pengantar Kearsipan 6 6
2.Pengelolaan Surat dan Perancangan Formulir 4 4 10
3.Program Arsip Vital 6 4 10
4.Pengelolaan Arsip Aktif 5 5 10
5.Perancangan Klasifikasi 4 8 12
6.Pengelolaan Arsip Inaktif 5 5 10
7.Penilaian Arsip 4 4 8
8.Perancangan Jadwal Retensi Arsip 4 8 12
9.Peyusutan Arsip 4 6 10
10.Pengelolaan Arsip Elektronik 4 8 12
11.Teknik Bimbingan dan Supervisi Kearsipan 4 4 8
12.Perancangan Manual Kearsipan 6 12 18
13.Pengelolaan dan Layanan Arsip Statis 6 10 16
14.Pengembangan Khasanah Kearsipan 4 8 12
15.Publikasi dan Pameran Kearsipan 4 4 8
16.Pengelolaan Arsip Media Baru 4 4 8
17.Pelestarian dan Perawatan Arsip Konvensional 2 3 5
18.Pelestarian dan Perawatan Arsip Media Baru 2 3 5
3. Kelompok

Penunjang

1.Motode Penelitian dan Teknik Penulisan Ilmiah 6 5 11
2.Muatan  Lokal 8 8
3.Arsip Sebagi Sumber Penelitian 3 3 6
4.Observasi Lapangan dan Orientasi Kearsipan (ke kantor ANRI Jakarta) 8 8
5.Teknik Presentasi Kearsipan 2 3 5
6.Presentasi Observasi Lapangan 8 8
7.Evaluasi 5 8
TOTAL  JAM PELAJARAN 280
No Mata Diklat Aktualisasi Bobot/Jam
1 Pengurusan Surat Dinas 1.Pengarahan Surat 60
2.Pengindeksan Surat
3.Pendistribusian Surat
4.Pemantauan Tindak Lanjut Surat
5.Perancangan Alur Pengurusan Surat
6.Penyusunan Laporan
2. Penataan Arsip Aktif 1.Pengelolaan Arsip Berdasarkan Alfabet 100
2.Pengelolaan Arsip Berdasarkan Numerik
3. Pengelolaan Arsip Berdasarkan Subjek
4.Perancangan Pola Klasifikasi Arsip
5.Penyusunan Laporan
3. Penataan Arsip Inaktif 1.Survei Arsip Inaktif 100
2.Pendataan dan Pembuatan Daftar Ikhtisar Arsip
3.Pengaturan dan Pemberian / Deskrisi Arsip Inaktif
4.Pengelolaan dan Pembuatan Daftar Arsip
5.Penilaian Arsip
6.Perancangan Konsep JRA
7.Membuat Daftar Arsip Simpan, Daftar Arsip Musnah, Dafar Arsip Serah
8.Penyusutan Arsip
9.Identifikasi Arsip Vital
10.Penyusunan Laporan
4. Penataan Arsip Statis 1.Pengaturan dan Pemeriksaan Arsip  Statis 100
2.Pengelolaan dan Pembuatan Inventaris Arsip
3.Perancangan Tata Letak Penataan Arsip Statis
4.Perancangan Alur Layanan Arsip Statis
5.Penyiapan Program Publikasi Arsip Statis
6.Penyusunan Laporan
TOTAL BOBOT/JAM 360

Evaluasi

Evaluasi dilakukan terhadap peserta dan widyaiswaradan peyenggalaraan diklat pengangkatan Arsiparis tingkat ahli angkatan I 2011 ini.

1.      Evaluasi dan Penilaian Peserta Diklat

Aspek Kepribadian Arsiparis (20%)

Unsur penilaiaan aspek kepribadian Arsiparis meliputi:

(a)  Disiplin          (10%)

Disiplin adalah ketaatan dan kepatuhan peserta, baik terhadap seluruh ketentuan yang ditentukan oleh penyelenggara saat diklat berlangsung maupun disiplin dalam melaksanakan tugas sebagai Arsiparis

(b)  Kerjasama     (5%)

Kerjasama adalah kemampuan menciptakan dan mengajukan gagasan yang bermanfaat bagi kepentingan kelompok dan atau penyelenggaraan diklat.

(c)  Prakarsa         (5%)

Kemampuan untuk menciptakan dan mengajukan gagasan yang bermanfaat bagi kepentingan kelompok dan atau penyelenggaraan diklat.

Aspek Penguasaan Materi Pelajaran (55%)

Unsur  penilaian aspek penguasaan materi dan bobotnya adalah sebagai berikut:

a)     Hasil Ujian Akhir                          (20%)

b)     Praktek Kegiatan Kearsipan                25%)

c)     Diskusi                                           5%)

d)     Studi Banding/Orientasi Lapangan    (5%)

Magang/Praktek Kerja Lapangan (25%)

Magang/Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan kegiatan praktek kearsipan yang dilaksanakan oleh peserta di setiap unit kerja masing-masing untuk mengaplikasikan teori yang diperoleh selama dikelas.

Kualifikasi Kelulusan Peserta

Apabila nilai rata-rataakhir yang dicapai peserta kurang dari 70 dinyatakan tidak lulus atau ketidakhadiran peserta melebihi 5 % dari jumlah jam pelajaran, dinyatakan gugur dan tidak memperoleh STTPP.

Evaluasi Widyasuara

Aspek yang dinilai adalah: Penguasaan materi, sistematika penyajian, kemampuan menyajikan, Relevansi penyajian, metode belajar, penggunaan bahasa, nada dan suara, cara menjawb pertanyaan, sikap, kualitas materi, kerapihan, disiplin, dan kerjasama serta sarana diklat.

Evaluasi Penyelenggaraan

Aspek yang dinilai adalah: Efektifitas, Kesesuaian pelasanaan, kesiapan tempat, kesiapan sarana, kelengkapan materi, pelayanan,dan administrasi diklat.

Evaluasi Akhir

Evaluasi dilakukan oleh pihak:

1.ANRI (instansi Pembina)

2.Instasi Penyelenggara diklat

3.Dengan memperhatikan hasil evaluasi terhadap aspek kepribadian dan aspek penguasaan

materi pelajaran

4.Aspek kepribadian dan penguasaan materi direkap dengan pembobotan masing-masing,

sehingga mendapatkan hasil akhir.

Foto-foto diklat pengangkatan Arsiparis tingkat ahli angkatan I:

Tampak peserta aktif bertanya kepada pengajar

Tampak peserta aktif bertanya kepada pengajar

Tampak Ka.ANRI sedang memberikan materi diklat

Tampak Ka.ANRI sedang memberikan materi diklat

Peserta diklat sedang berfoto bersama Ka.Pusdiklat dan Kasbid.Diklat

Peserta diklat sedang berfoto bersama Ka.Pusdiklat dan Kasbid.Diklat

PUSAT ARSIPARIS UNUD IKUT SERTA SEBAGAI TIM EVALUASI KOMPETISI UNIT PENGELOLA ARSIP DESA SE PROVINSI BALI

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Prov. Bali menelenggarakan lomba unit kearsipan desa se provinsi Bali. Maksud dan tujuan diselenggarakannya lomba ini adalah untuk meningkatkan kinerja aparat desa dalam hal penyelamatan dan perawatan arsip yang mempunyai nilai guna, baik itu arsip dinamis, statis dan vital milik desa, dalam menunjang pelaksanaan pemerintahan desa. Disamping itu untuk menumbuh kembangkan kesadaran akan arti pentingnya dari arsip, sehingga sistem pengelolaan arsip yang diamantkan oleh Undang- Undang Nomor; 43 tahun 2009 tentang kearsipan RI dapat berjalan dengan baik dan benar. Dalam kompetisi ini masing- masing Kabupaten diwakili oleh dua Desa yang telah mempunyai kompetensi dalam pengembangan unit kearsipan desa setelah diberikan pembinaan baik oleh pihak kabupaten maupun oleh pihak provinsi.

Untuk memberikan jaminan akan adanya independesi dan objektifitas dalam penilaian, pihak Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Bali selaku penyelenggara kompetisi mengajak pihak Universitas Udayana bekerjasama dalam memberikan penilaian terhadap pelaksanaan kompetisi ini. Rektor Universitas Udayana menugaskan Ketua Pusat Arsip ( I.B. Arimbawa ) duduk sebagai Tim Penilai dan telah melaksanakan penilaian di Kabupaten Badung pada hari senin, 20 Juni 2011, yang diwakili oleh Kantor Kepala Desa Mambal dan Kantor Kepala Desa Carangsari. Hadir pada saat penilaian kompetisi dari pihak Kantor Arsip Kabupaten Badung, Perwakilan dari Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Bali dan Tim Penilai yang terdiri dari: dua orang Arsiparis Badan Perpustakaan dan Arsip Prov. Bali dan satu orang dari Pusat Arsiparis Universitas Udayana.

Kreteria penilaian meliputi: 1. Unsur SDM, 2. unsur sarana prasarana kearsipan, 3. unsur Penerapan sistem kearsipan, 4. Unsur penataan arsip, 5. unsur pemberkasan arsip aktif, 6. unsur pemberkasan arsip inaktif, 7. unsur temu balik arsip, 8. unsur penyusutan arsip, unsur lain- lain

Dari penilaian kedua desa tersebut diatas, berdasarkan pengamatan langsu di lapangan nampaknya kedua desa tersebut telah melaksanakan pengelolaan arsip dengan baik dan mengikuti sistem yang dikembangkan oleh Pemerintah kabupaten tersebut. Namur maíz perlu adanya pembenahan yang lebih baik terutama sarana prasarana dan ruangan depo Belem dilengkapi dengan stándar fasilitas penyimpanan arsip seperti: alat ukur kelembaban ruangan, alat pengukur suhu ruangan dll.       Penilaian ke Kabupaten dan kota lainnya masih akan berlanjut sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh pihak penyelenggara

Berikut Foto penilaian yang sepat dijabret:

Suasana pembukaan kompetisi arsip desa

Suasana pembukaan kompetisi arsip desa

Tampak tim penilai (IB.Arimbawa dari Unud) sedang menilai

Tampak tim penilai (IB.Arimbawa dari Unud) sedang menilai

Box-box penyimpanan arsip inaktif yang rapi

Box-box penyimpanan arsip inaktif yang rapi

Arsip aktif yang diberkaskan dengan sarana peyimpanan filing kabinet

Arsip aktif yang diberkaskan dengan sarana peyimpanan filing kabinet

KOMPETISI ARSIPARIS BERPRESTASI

Universitas Udayana untuk pertama kalinya menyelenggarakan kompetisi Arsiparis berprestasi bagi para Arsiparis yang berada dilingkungan Universitas Udayana. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mendapatkan Arsiparis yang mempunyai kemampuan mengikuti kompetisi Arsiparis berprestasi di jajaran Kementerian Pendidikan Nasional, pada bulan Juli 2011. Disamping itu juga belajar mengasah diri para Arsiparis untuk mengetahui sejauhmana penyerapan teori/ pengetahuan dibidang kearsipan dapat dipahami oleh para Arsiparis Universitas Udayana.

Kompetisi ini dilaksanakan pada hari senin, 27 Juni 2011, bertempat di Ruang Sidang Lt. II Rektorat, Kampus Bukit Jimbaran. Sesuai dengan surat Undangan yang disampaikan oleh pihak Pusat Arsiparis Universitas Udayana.

Ruang lingkup soal tidak jauh dari apa yang telah mereka dapatkan melalui diklat maupun bimtek yang selama ini telah diberikan baik yang menyangkut penentuan jenis arsip, pemberkasan maupun pengolahan arsip inaktif yang sudah mereka praktekkan selama ini.

Model soal yang dikembangkan adalah model soal multiplecois dimana para peserta diberikan kesempatan untuk memilih salah satu jawaban yang paling tepat berdasarkan peratran perundang-undangan yang ada/ mengatur maupun teori yang ada. Panitia mengharapkan agar peserta bekerja sendiri, tidak ada yang menyontek dan tempat duduk diatur sedemikian rupa sehingga tidak memungkinkan menyontek.

Dari semua Arsiparis yang ada dilingkungan Univeritas Udayana ( sebanyak 23 orang Arsiparis aktif ), yang berkenan mengikuti kompetisi adalah sebanyak 18 orang sedangkan yang lainnya tidak hadir dengan alasan sbb:

a.      Satu (1) orang mohon ijin karena alasan kepentingan adat dan

b.      Enam (4) orang tanpa alasan

Panitia tidak berani mengambil kesimpulan apakah ketidak hadirannya karena yang bersangkutan karena tidak berani mengikuti test, alias tidak siap atau karena kesibukan melaksanakan tugas di unit kerjanya atau karena alasan lain.

Setelah mengikuti test yang bersangkutan mengatakan bahwa pilihan jawaban yang diberikan cukup membingungkan karena antar jawaban satu sama lain sangat mirip. Diperlukan ketelitian dalam menjawab soal agar tidak salahpilih. Ada juga yang mengatakan bahwa kompetisi ini menyenangkan dan ada juga yang mengatakan mengesalkan. Walaupun demikian kedepan kompetisi ini diharapkan terus dilaksanakan agar Arsiparis dapat menambah wawasan dalam mengemban jabatannya sebagai Arsiparis.

Berikut beberapa foto peserta yang sempat dijapret pada waktu test berlangsung.

Tampak para Arsiparis sedang mengikuti tes

Tampak para Arsiparis sedang mengikuti tes

Tampak Agustini sedang konsen mengisi lembar jawaban

Tampak Agustini sedang konsen mengisi lembar jawaban

Ketua panitia kompetisi (Bu Gung) dan peserta duduk berdampingan

Ketua panitia kompetisi (Bu Gung) dan peserta duduk berdampingan

ROAD SHOW PEMBINAAN PENGELOLAAN ARSIP

(Oleh:Arimbawa)

Pusat Arsip Unud menyelenggarakan road show pembinaan lanjutan kepada Fakultas yang telah mempunyai Arsiparis dilingkungan Unud. Road show ini dilaksanakan pada bulan mei 2011secara terjadwal dengan maksud agar semua fakultas mendapatkan pembinaan terutama dalam pengolahan arsip yang bersifat konvensional, baik yang bersifat inaktif maupun yang statis.

Permasalahan yang muncul adalah para arsiparis belum fasih dalam menilai arsip yang ada dan belum mampu membedakan arsip yang mana disebut arsip inaktif dan arsip mana yang disebut arsip statis. Hal ini wajar, mengapa demikian para arsiparis yang ada tidak memiliki back ground dibidang kearsipan sehingga pembinaan dipandang perlu diberikan secara berkelanjutan.

Dengan Diberikan pembinaan ternyata para arsiparis baru mulai tumbuh rasa percaya dirinya bahwa apa yang mereka kerjakan adalah sudah mendekati materi pengolahan arsip berdasarkan pedoman yang diberikan baik oleh Kemdiknas maupun materi yang mereka peroleh selama mengikuti Diklat Kearsipan tingkat terampil di Pusdiklat ANRI Bogor.

Road show ini dilaksanakan dalam bentuk kerjasama diantara para arsiparis mulai pemisahan anara arsip yang mempunyai nilai guna dengan yang tidak mempunyai nilai guna arsip, pengelompokan arsip, pendiskripsian sampai kepada penyusunan Daftar Arsip sehingga manakala ada permintaan arsip dapat dilayani dengan cepat aman dan terpercaya dengan catatan arsip tersebut sudah teridentifikasi. Pelaksanaan road show ini dibawah pengawasan Pusat Arsip Unud

Pada saat memberikan pembinaan di Fakultas Sastra tampak terlihat adanya susunan keanitiaan tentang Panitia Persiapan Perguruan Tinggi Nusa Tenggara dan Foto- Foto saat akan diresmikannya Fak Sastra yang bakal menjadi cikal bakal berdirinya Universitas Udayana.

Berikut foto kegiatan pebinaan sbb:

Para Arsiparis sedang bekerja dalam rangka Roadshow kearsipan

Para Arsiparis sedang bekerja dalam rangka Roadshow kearsipan

Tampak arsip-arsip inaktif yang sudah di identifikasi Arsiparis Pusat Arsi

Tampak arsip-arsip inaktif yang sudah di identifikasi Arsiparis Pusat Arsi

PUSAT ARSIP UNUD MELAKSANAAN BIMBINGAN TEKNIS LANJUTAN TENTANG KEARSIPAN

I. LATAR BELAKANG

Bimbingan teknis adalah salah satu model pembelajaran dalam upaya meningkatkan kualitas sumber daya manusia pada umumnya dan para arsiparis yang ada dilingkungan Universitas Udayana khususnya. Fenomena yang ada di Universitas Udayana hingga saat ini belum ada suatu keseragaman dalam menerapkan sistem baik tentang pemberkasan maupun penyusutan terhadap arsip. Selama ini penyusutan arsip masih terlihat dilaksanakan secara parsial di masing- masing unit kerja. Menyadari akan fenomena yang demikian, Pusat Arsip Universitas Udayana melaksanakan bimbingan teknis lanjutan tentang pemberkasan arsip dan penyusutan arsip.

Kegiatan ini dimaksudkan adalah untuk memberikan bekal kepada seluruh arsiparis dilingkungan Universitas Udayana, agar yang bersangkutan mempunyai bekal pengetahuan tentang bagaimana memberkaskan arsip serta manakala akan melaksanakan penyusutan arsip yang telah habis masa retensinya.

Kegiatan ini bertujuan agar yang bersangkutan nantinya mampu menerapkan teori yang diberikan manakala nantinya akan diselenggarakan penyurutan arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku di Universitas Udayana.

II. PELAKSANAAN:

  1. Waktu, tempat dan Peserta

Kegiatan Bimbingan Teknis ini dilaksanakan di Ruang sidang Lt. III Gedung Rektorat Kampus Bukit Jimbaran, pada hari selasa, 19 April 2011, diikuti oleh para Arsiparis Universitas Udayana dan pengelola arsip di Pusat Arsip Universitas Udayana dengan jumlah peserta yang hadir sebanyak 27 orang ditambah instruktur 3 orang, jumlah total 31 orang.

  1. Materi Bimtek:

Materi yang diberikan terdiri dari

A.     Pemberkasan arsip

B.     Penyusutan arsip

C.     Konsultasi pengelolaan arsip

  1. Methode pembelajaran:

Methode pembelajaran dalam kegiatan ini menerapkan methode sbb:

    1. Ceramah yaitu Materi dipaparkan oleh Narasumber melalui slaid serta ditayanglan melalui LCD
    2. Diskusi/ tanya jawab yaitu: Setelah pemaparan diberikan, peserta diberikan waktu untuk menanyakan hal- hal yang kurang jelas dengan harapan nantinya peserta bisa menerapkan di unit kerjanya masing- masing.
    3. Konsultasi tentang upaya- upaya yang jitu dalam mengembangkan pengelolaan arsip Perguruan Tinggi, upaya- upaya yang jitu dalam mengikuti kompetisi unit pengelola arsip PTN dan Arsiparis dilingkungan Kemdiknas.
  1. Jadwal kegiatan:

Jadwal kegiatan diatur sedemikian rupa agar semua pihak dapat melaksanakan dan mengikuti kegiatan ini

5.   Nara Sumber:

Nara sumber dalam kegiatan ini diberikan dari Kementerian Pendidikan Nasional yang secara rinci adalag sbb:

    1. Materi Pemberkasan diberikan oleh Arsiparis senior yaitu:

Murijo, SIP. MM

    1. Materi Penyusutan arsip diberikan oleh Lidiyasyariwati
    2. Konsultasi tentang pengelolaan arsip dalaam kaitannya dengan adanya kompetisi Unit Pengelola Arsip dan kompetisi Arsiparis, diberikan oleh Kepala subbid. Kearsipan Kemdiknas yaitu: Drs. I Gusti Ngurah Yasa, MM.

III. OUTPUT KEGIATAN

Output dari kegiatan ini berdararkan pengakuan dari para peserta secara umum mengatakan bahwa cara pemberkasan arsip aktif baru kali ini diberikan dan diperkenalkan oleh pihak kemdiknas, namun sangat bagus bisa diterapkan di unit kerja masing- masing manakala unit kerja tersebut memberikan respon dengan baik baik mensuport dari manajemen maupun sarana prasarana yang dibutuhkan.

Yang tidak kalah pentingnya adalah dengan keterbatasan kemampuan pelaksana mengaplikasikan/ menerapkan dipandang perlu adanya pendampingan dari pihak pembina.

IV.   Penutup.

Bimbingan teknis lanjutan ini adalah merupakan program Pusat Arsiparis Universitas udayana dalam upaya meningkat SDM arsiparis dengan memberikan pembekalan pengetahuan tentang bagaimana melakukan pemberkasan arsip aktif berdasarkan teori dan pedoman yang berlaku dilingkungan Kemdiknas, demikian juga dalam hal nantinya melaksanakan penyusutan terhadap arsip yang telah tidak mempunyai nilai guna dengan nasib arsip dimusnahkan.

Disamping itu sebagai upaya agar arsiparis Unud sebagai tenaga fungsional mendapatkan kredit melalui bimtek sehingga hak- hak mereka dalam kenaikan jabatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dapat dilalui dengan baik.

Kompetisi adalah menupakan ajang peningkatan prestasi, baik melalui pengelolaan arsip maupun peningkatan kualitas sumber daya manusia dengan mempersiapkan diri sesuai dengan kemampuan yang ada.

Melalui kegiatan ini arsiparis mendapatkan pemahaman tentang pemberkasan arsip dan penyusutan arsip untuk bisa diterapkan dilingkungan Universitas Udayana.

Berikut beberapa foto yang sempat direkam pada saat pelaksanaan kegiatan seperti terlampir.

Tampak narasumber memberikan materi pemberkasan

Tampak narasumber memberikan materi pemberkasan

Tampak sebagian peserta sedang serius mengikuti Bimtek

Tampak sebagian peserta sedang serius mengikuti Bimtek

PUSAT ARSIPARIS MENYELENGGARAKAN PEMBINAAN KEARSIPAN KEPADA PEJABAT ESELON II DAN IV DILINGKUNGAN UNIVERSITAS UDAYANA

Dalam rangka meningkatkan wawasan tentang kearsipan bagi Pejabat eselon III dan IV dilingkungan Universitas Udayana, Pusat Arsiparis Unud menyelenggarakan sosialisasi dibidang kearsipan pada hari Jumat, 25 Maret 2011 bertempat di Ruang Sidang Lt. II Rektorat, Kampus Bukit Jimbaran. Sosialisasi ini diikuti oleh para pejabat eselon III dilingkungan Rektorat/ Lembaga dan pejabat eselon IV Fakultas.

Tujuan diselenggarakannya kegiatan ini adalah untuk membuka wawasan para pejabat eselon III dan IV dilingkungan Universitas Udayana, tentang bagaimana kebijakan Arsip Nasional RI terhadap pengelolaan arsip di Negara Indonesia secara umum disamping untuk menambah pengetahuan tentang kearsipan.

Narasumber berasal dari ANRI dengan materi yang diberikan meliputi “ Manajemen arsip statis dan Kebijakan Arsip Nasional oleh Mustari Erawan, (Deputi Konservasi/ pelestarian arsip) dan materi “ Pengantar dan manajemen Kearsipan Perguruan Tinggi “ oleh  Drs. M. Taufik ( Direktur Kearsipan Pusat Arsip Nasional RI ).  Dalam paparannya disampaikan tentang visi dan misi dari ANRI, kebijakan ANRI terhadap pengelolaan statis, dengan penekanan jangan sampai asset-asset yang mempunyai nilai tinggi menjadi hilang gara-gara tidak ada arsip pendukungnya. Kemudian dijelaskan pula tentang kewenangan pengelolaan arsip antara Pemerintah Pusat dan Daerah, wewenang, dan struktur organisasi penngelola termasuk pemanfaatan arsip yang dikeklolanya. Sedangkan Direktur Kearsipan Pusat lebih menitik beratkan menjelaskan tentang manajemen pengelolaan arsip Perguruan Tinggi sebagaimana diamanatkan oleh Undang- Undang Nomor: 43 tahun 2009.

Sebagai output kegiatan ini, peserta memperolah pengetahuan tentang manajemen pengelolaan arsip statis di Indonesia, kebijakan Arsip Nasional RI dalam pengelolaan arsip statis dan manajemen pengelolaan arsip di Perguruan Tinggi.

Berikut tampak foto- foto saat Nasasumber memberikan paparan materinya:

Para peserta sedang mengikuti pembinaan keasipan dari ANRI

Para peserta sedang mengikuti pembinaan keasipan dari ANRI

Tampak Dir. Kearsipan ANRI dan Deputi Koservasi ANRI

Tampak Dir. Kearsipan ANRI dan Deputi Koservasi ANRI

PUSAT ARSIP UNUD MEMBERIKAN PEMBINAAN DIBIDANG PENGELOLAAN ARSIP KEPADA FAKULTAS EKONOMI

Pusat Arsip unud kembali memberikan pembinaan tentang pengelolaan arsip kepada Arsiparis Fak. Ekonomi pada hari kamis, 31 Maret 2011, bertempat di Sekretariat Fakultas Ekonomi Kampus Bukit Jimbaran. Fak. Ekonomi mempunyai Arsiparis sebanyak dua orang yaitu: I.A. Md. Suardani dan Made Letra. Pengelolaan arsip inktif/ statis pada Fak Ekonomi kebanyakan masih bersifat parsial dimana sebagian besar arsip dikelola pada masing- masing sub. Bagian yang ada di Fak. Ekonomi dan hanya sebagian kecil saja dikelola oleh Arsiparis. Mengatasi kondisi seperti ini, pembinaan secara terus menerus perlu diupayakan agar Arsiparis yang ada bisa melaksanakan tupoksinya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Ruang penyimpanan arsip inaktif/ statis belum berada dalam satu ruangan khusus untuk penyimpanan arsip, sehingga ada kemungkinan untuk mendapatkan arsip membutuhkan waktu yang cukup lama terlebih lagi tidak dikelola sesuai dengan sistim yang berlaku. Menyimak kondisi seperti ini, Pusat Arsip memberikan pembinaan pengolahan mulai dari awal hingga bagaimana arsip disimpan dalam satu alat penyimpanan. Sesungguhnya pengetahuan ini sudah diberikan kepada yang bersangkutan melalui bimtek dan magang, namun rasa percaya diri dalam mengolah arsip secara mandiri belum tumbuh pada dirinya. Setelah dibina dalam pendampingan, Arsiparis yang bersangkutan ternyata tidak menghadapi kesulitan yang berarti dalam mengolah arsip. Pembinaan akan diberikan secara berkelanjutan sampai arsiparis yang bersangkutan fasih  dalam mengolah arsip simpan.

Dengan belum dikelolanya arsip inaktif/ statis sepenuhnya oleh para arsiparis yang ada, diharapkan para Pimpinan Fakultas Ekonomi meberikan perhatian yang lebih  agar arsip dapat dikelola dan disimpan dalam satu ruangan melalui satu sistim sehingga arsip tidak diketemukan dapat terhindari.

Berikut tampak foto- foto yang sempat dijampret pada saat pembinaan diberikan:

Ketua Pusat Arsip sedang memberi pengarahan kepada Arsiparis FE.

Ketua Pusat Arsip sedang memberi pengarahan kepada Arsiparis FE.

Pembinaan dari Arsiparis Pusat Arsip sedang berlangsung

Pembinaan dari Arsiparis Pusat Arsip sedang berlangsung

Arsiparis Pusat Arsip dan FE sedang mengkalsifikasikan arsip inaktif

Arsiparis Pusat Arsip dan FE sedang mengkalsifikasikan arsip inaktif

PUSAT ARSIP UNUD MEMBERIKAN PEMBINAAN PADA FAKULTAS PARIWISATA

Pusat Arsip unud kembali memberikan pembinaan kepada Fakultas Pariwisata khusus dibidang kearsipan. Hal ini disepakati dilaksanakan pada hari selasa, 29 Maret 2011, bertempat di Fakultas pariwisata itu sendiri. Fakultas ini mempunyai satu orang Arsiparis bernama: I Nyoman Winastra. Selama ini memang Arsiparis yang bersangkutan telah melaksanakan tupoksinya, namun masih terfokus pada satu tugas yaitu mencatat surat keluar/ masuk, mengantar surat-surat dan juga memantau surat dimaksud yang termasuk dalam ranah arsip dinamis. Sedangkan arsip inaktif/ statis belum mendapatkan perhatian sebagaimana mestinya sehingga arsip yang sudah layak dikelola oleh Arsiparis melalui satu sistem masih terabaikan. Mengatasi kondisi yang demikian, Pusat Arsip memberikan pembinaan tentang pengolahan arsip inaktif/ statis Fakultas Pariwisata secara berkelanjutan dengan harapan arsip dimaksud dapat diolah/ ditata/ disimpan dalam satu ruangan khusus untuk itu.

Bila dilihat fenomena saat pembinaan masih terlihat bahwa arsip dinamis maupun inaktif/ statis masih berada dalam satu ruangan di sekretariat Fakultas Pariwisata, sehinga terkesan bahwa kegiatan rutin pelaksanaan tupoksi Fakultas menjadi satu dengan tempat arsip. Idialnya arsip-arsip inaktif sudah terpisah dengan ruang sekretariat, sehingga dapat dikelola dengan baik melalui satu sistem. Namun demikian hal ini dapat dimaklumi mengingat ruangan yang ada di Fakultas Pariwisata masih sangat terbatas, dan sebagai solusinya adalah bagaimana pihak- pihak terkait dapat mengupayakan ruangan khusus untuk arsip inaktif/ statis. Hal ini penting karena bila terus menerus kondisi seperti ini berlangsung dikawatirkan akan berpengaruh  terhadap kesehatan SDM yang ada diruangan tersebut.

Pusat Arsip telah berupaya memberikan pembinaan dengan terjun langsung kelapangan agar Arsiparis yang ada dapat melaksanakan tupoksinya sebagai arsiparis dengan memberikan bimbingan tahap demi tahap agar bisa dipahami dan dipraktekkan oleh Arsiparis yang ada. Disamping itu memberikan dukungan moral agar Arsiparis Fakultas Pariwisata tumbuh rasa percaya dirinya bahwa apa yang dilaksanakan kedepan adalah sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan rasa ragu dalam melaksanakan tugas akan terkikis setelah medapatkan pembinaan.

Arsip yang bersifat dinamis masih dikelola secara parsial, berada di masing- masing Sub. Bagian, dimana setiap sub bagian mempunyai arsip tersendiri, dikelola sendiri, dimanfaatkan sendiri untuk kepentingan Fakultas.

Berikut tampak beberapa foto kegiatan pembinaan yang sempat dijapret:

Nampak Arsiparis F.Par. (Nym. Winastra)sedang mendaftar arsip inaktif

Nampak Arsiparis F.Par. (Nym. Winastra)sedang mendaftar arsip inaktif

PUSAT ARSIP UNIV. UDAYANA BEKERJASAMA DENGAN ANRI MELAKSANAKAN SOSIALISASI U.U. NO. 43 Th. 2009

Dalam rangka mempercepat publikasi terhadap Undang- undang Nomor: 43 tahun 2009 tentang Kearsipan RI, Arsip Nasional bekerjasama dengan Pusat Arsip Unud menyelenggarakan sosialisasi  Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009, yang mengatur tentang kearsipan RI. Hal ini penting diaksanakan dan bahkan menjadi prioritas program kerja Arsip Nasional, mengingat ketentuan yang mengatur tentang arsip di Indonesia sebagaimana tertuang dalam Undang-Undang Nomor: 7 tahun 1971 sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan jaman dewasa ini terlebih lagi perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) diera globalisasi dewasa ini seakan akan tidak bisa dibendung lagi, oleh karenaya Undang-Undang Nomor: 43 tahun 2009 hendaknya mampu menyesuaikan diri serta mampu menampung perkembangan jaman.

Tujuan dilaksanakan sosialisasi ini adalah untuk mempercepat diketahui/ dipahami serta dilaksanakannya ketentuan- ketentuan yang terkandung dalam Undang- Undang tersebut. Memang Undang-Undang ini tergolong baru, dan bahkan Peraturan pelaksanaannyapun belum lengkap, namun walaupun demikian tanpa mengurangi makna yang terkandung dalam Undang-Undang tersebut diharapkan secepatnya Undang- Undang ini dapat berlaku di masyarakat.

Sosialisasi ini dilaksanakan di Hotel Inna Kuta Beach, dengan melibatkan semua unsur dari kalangan Akademis (Perguruan Tinggi) Rumah Sakit, BUMN, Instansi Vertikal dan SKPD yang ada diwilayah Provinsi Bali sebanyak 100 orang.

Materi yang diberikan meliputi:  1. Filosfi revisi/ perubahan Undang-Undang Nomor: 7 tahun 1971 menjadi Undang-Undang Nomor: 43 tahun 2009, tentang kearsipan yang dibawakan oleh Prof. Dr. Noerhadi Magetsari (mantan Kepala ANRI), 2. Undang- Udang Nomor: 43 tahun 2009 tentang kearsipan ditinjau dari kepentingan Perguruan Tinggi dibawakan oleh Dr. I Nyoman Arcana, Sp. Biok. (Pembantu Rektor II Unud), 3. Implementasi Undang-Undang Nomor: 43 tahun 2009 tentang kearsipan dikaitkan dengan reformasi birokrasi.

Kegiatan sosialisasi Undang-Undang Nomor: 43 tahun 2009 ini dibuka oleh Kepala Arsip Nasional, yang ditandai dengan pemukulan gong yang didampingi oleh Pembantu Rektor II Unud serta pejabat lainnya yang hadir pada saat tersebut. Dalam sambutan Kepala Arsip Nasional disampaikan tentang latar belakang direvisinya Undang-Undang Nomor: 7 tahun 1971 serta mengajak semua pihak merubah paradigma dimana semula arsip kurang mendapatkan perhatian bisa dirubah agar arsip dapat memberikan kesejahteraan bagi masyarakat dengan merubah mainset dan culturalset masyarakat.

Memperhatikan akan arti pentingnya peran arsip di Negara RI, baik yang mengandung nilai kesejarahan maupun mengandung informasi tentang perkembangan organisasi, dalam Undang-Undang Nomor: 7 tahun 1971 belum mampu menyerap perkembangan teknologi dan informasi dewasa ini. Mengantisipasi kondisi seperti ini, dikeluarkanlah Undang-Undang Nomor; 43 tahun 2009 dimana melalui Undang-Undang ini arsip- arsip yang mempunyai nilai guna tinggi dan dapat memberikan kesejahteraan kepada masyarakat jangan sampai hilang, tetapi dapat dikelola dengan baik sesuai dengan sistem yang berlaku di unit kerja masing- masing. Dicontohkan seperti Pulau Sepadan dan pulau Ligitan hanya karena tidak ada arsip yang dimanfaatkan sebagai bukti bahwa pulau tersebut menjadi wilayah Indonesia, akhirnya dikuasai oleh negara lain.

Untuk menyadarkan masyarakat akan arti pentingnya arsip, perlu adanya perubahan paradigma berpikir bahwa semula arsip seakan akan dikesampingkan, tetapi dimasa- masa yang akan datang arsip akan menjadi penting, mengingat arsip dapat dimanfaatkan sebagai barang bukti akan keberadaan aset organisasi, legalitas dari alat bukti dan lain sebagainya.

Kegiatan ini ditutup oleh Deputi Konservasi/ pelestarian Arsip  Nasional dengan ucapan terimakasih atas kehadiran serta kedisiplinan peserta selama mengikuti kegiatan ini, dan tentu diiringi dengan permohonan maaf barangkali ada hal- hal yang kurang berkenan dalam kegiatan dimaksud.

Berikut tampak foto –foto kegiatan:

Kepala ANRI (M. Asichim) sedang memberikan kata sambutan

Kepala ANRI (M. Asichim) sedang memberikan kata sambutan

Tokoh-tokoh ANRI dan KEMDIKNAS yang komit mengembangkan pengelolaan arsip di negara RI

Tokoh-tokoh ANRI dan KEMDIKNAS yang komit mengembangkan pengelolaan arsip di negara RI

Mantan Kepala ANRI ke IV (Prof. Dr. Noerhadi Magetsari)

Mantan Kepala ANRI ke IV (Prof. Dr. Noerhadi Magetsari)